Predmetom zákazky je organizácia konferencií v hoteloch v Bratislave pre potreby slovenského predsedníctva v OBSE počas roku 2019, ktorá zahŕňa zabezpečenie priestorov, konferenčnej a tlmočníckej techniky a cateringu. Predpokladaný počet účastníkov konferencií je od 230 do 400, maximálne však 400 účastníkov. Predbežný kalendár konferencií bude stanovený v druhom polroku 2018. Všetky konferencie sa uskutočnia v rozmedzí od februára do decembra 2019. Trvanie konferencií : 1 alebo 2 rokovacie dni v čase od 8:00 do 20:00. Jednotlivé hotely sa musia nachádzať do 3 km od sídla verejného obstarávateľa (Hlboká cesta č. 2, Bratislava), táto požiadavka sa bude vyhodnocovať prostredníctvom funkcie Meranie vzdialenosti na stránke https://www.google.sk/maps. Bližšie informácie sú uvedené v časti B.1 "Opis predmetu zákazky" súťažných podkladov.

V prípade účasti skupiny dodávateľov sa na otváraní môžu zúčastniť oprávnení zástupcovia všetkých členov skupiny. Uchádzač (fyzická osoba), štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu uchádzača (právnická osoba) sa preukáže na otváraní ponúk preukazom totožnosti. Poverený zástupca uchádzača sa preukáže preukazom totožnosti a splnomocnením na zastupovanie, príp. poverením.

Predmetné verejné obstarávanie nie je zelené verejné obstarávanie, obstarávanie inovácií ani obstarávanie zamerané na sociálne aspekty. 1. Verejný obstarávateľ neobmedzuje počet uchádzačov (bod IV.1.3), s ktorými uzavrie rámcovú dohodu pre príslušnú časť predmetu zákazky. Verejný obstarávateľ uzatvorí rámcovú dohodu so všetkými uchádzačmi, ktorí splnia podmienky účasti a požiadavky na predmet zákazky stanovené verejným obstarávateľom a poskytnú verejnému obstarávateľovi riadnu súčinnosť na uzatvorenie rámcovej dohody. 2. Verejný obstarávateľ bude pri komunikácii v celom procese obstarávania, t.j. pred aj po lehote na predkladanie ponúk postupovať v zmysle § 20 ZVO prostredníctvom komunikačného rozhrania systému JOSEPHINE. Pravidlá pre doručovanie zásielok: zásielka sa považuje za doručenú záujemcovi/uchádzačovi okamihom jej prevzatia. Za okamih prevzatia sa považuje okamih, od kedy má adresát objektívnu možnosť oboznámiť sa s jej obsahom, t,j. ako náhle sa dostane zásielka do sféry jeho dispozície. Doručovanie revíznych postupov sa riadi Výkladovým stanovisko UVO č. 3/2018. 3. Verejný obstarávateľ rozhodol v súlade s § 66 ods. 7, že vyhodnotenie splnenia podmienok účasti podľa § 40 zákona o verejnom obstarávaní sa uskutoční po vyhodnotení ponúk podľa § 53 zákona o verejnom obstarávaní. 4. Uchádzač môže v zmysle § 39 zákona o verejnom obstarávaní nahradiť doklady jednotným európskym dokumentom, v takomto prípade súčasťou jeho ponuky bude vyplnený jednotný elektronický dokument. 5. Ponuka je vyhotovená elektronicky v zmysle § 49 ods. 1 písm. a) ZVO a vložená do systému JOSEPHINE umiestnenom na webovej adrese https://josephine.proebiz.com/ Predkladanie ponúk je umožnené iba autentifikovanýmuchádzačom. Autentifikáciu je možné previesť dvoma spôsobmi: - v systéme JOSEPHINE registráciou a prihlásením pomocou občianskeho preukazu s elektronickým čipom a bezpečnostným osobnostným kódom (eID). V systéme je autentifikovaná spoločnosť, ktorú pomocou eID registruje štatutár danej spoločnosti. Autentifikáciu vykonáva poskytovateľ systému JOSEPHINE a to v pracovných dňoch v čase 8 - 16 hod., alebo - prostredníctvom autorizačného kódu, ktorý bude poslaný na adresu sídla firmy uchádzača v listovej podobe formou doporučenej pošty v prípade, kedy spoločnosť pomocou eID registruje osoba, ktorá nie je štatutárom tejto spoločnosti alebo je registrácia do systému realizovaná pomocou hesla. Lehota na tento úkon je 4 pracovné dni a je potrebné s touto dobou počítať pri vkladaní ponuky. 6. Verejný obstarávateľ si vyhradzuje v súlade s princípom hospodárnosti a efektívnosti právo, zrušiť použitý postup zadávania zákazky (pre príslušnú/é časť/i predmetu zákazky)v prípade, ak po vyhodnotení ponúk a vyhodnotení splnenia podmienok účasti bude vyhodnotený pre ktorúkoľvek časť predmetu zákazky ako úspešný uchádzač iba jeden uchádzač.